Una
base de datos es
una colección de archivos de datos organizados en forma sistemática para un
propósito particular. Cuando se habla de gestionar o administrar una base de
datos, se hace referencia a la posibilidad de manipular los datos. Al
manipularlos, se podrán ingresar nuevos datos, eliminar datos existentes,
realizar cálculos a partir de los datos almacenados y todas las operaciones
necesarias para convertir los datos en información útil.
· Elementos
de un base de datos Tablas Consultas Formularios Informes Páginas Macros
Módulos Al seleccionar algún objeto, en esta imagen, las Tablas , a la derecha
aparecen las distintas maneras de crear el objeto y los ya existentes en la
Base, o sea los creados anteriormente. Access le permite acceder a las tablas y
otros objetos en más de una vista. Cada vista se caracteriza no sólo por
cambiar la presentación visual que se observa en pantalla, sino también por
permitir operaciones distintas con los datos y los objetos.
·
Las tablas se utilizan para almacenar los datos. Se componen de campos,
representados por las columnas y de registros, representados por las filas. En
el mismo campo (columna) sólo debemos colocar datos del mismo tipo. Para crear
una tabla primero desde la Vista diseño se deben definir los nombres de los
campos, los tipos de datos, una descripción (Opción) y asignar a uno o varios
campos un identificador llamado Clave principal. Luego desde la vista hoja de
datos se cargarán los datos en la misma. Luego se deberán vincular dichas
tablas por medio de un campo común, el cual hemos definido como clave principal
Campos y registros
Cada tabla se
compone de campos y registros. A pesar de que a primera vista casi la podríamos
confundir con una hoja de Excel, existen unas diferencias fundamentales:
en Access, cada
columna en una tabla es un campo y cada fila de una tabla
representa un único registro que reúne la información de un elemento de la
tabla. Cada campo de Access sólo puede tener un tipo de datos: o sólo
texto, o sólo números, etc.
Los tipos de datos
más utilizados son los números, el texto, la fecha y la moneda pero el Access
no se limita a esto: podemos insertar también hipervínculos y además los los
objetos OLE, por ejemplo, imágenes, sonidos e incluso los video clips.
Definición de las relaciones de tabla
En
una base de datos relacional, las relaciones permiten evitar los datos
redundantes. Por ejemplo, si está diseñando una base de datos que realizará el
seguimiento de información sobre libros, podría tener una tabla denominada
Títulos que almacene los datos de cada libro, por ejemplo el título, la fecha
de publicación y el editor. También hay información que podría desear almacenar
sobre el editor, como su número de teléfono, dirección y código postal. Si
fuera a almacenar toda esta información en la tabla de títulos, el número de
teléfono del editor se duplicaría para cada título que el editor imprimiera.
Una
solución mejor es almacenar sólo una vez la información del editor en una tabla
independiente, Editores. Colocaría entonces un puntero en la tabla Títulos que
hiciera referencia a una entrada de la tabla Editores.
Para
asegurarse de que los datos están sincronizados, puede exigir la integridad
referencial entre las tablas Títulos y Editores. Las relaciones de integridad
referencial ayudan a garantizar que la información de una tabla coincida con la
de otra. Por ejemplo, cada título de la tabla Títulos debe estar asociado a un
editor concreto de la tabla Editores. No se puede agregar un título a la base
de datos para un editor que no exista en ella.
Tipos de relaciones de tabla
Una
relación se establece haciendo coincidir los datos de las columnas de clave,
normalmente las columnas con el mismo nombre de ambas tablas. En la mayor parte
de los casos, la relación hace coincidir la clave principal de una tabla, que
proporciona un identificador único para cada fila, con una entrada de la clave
externa de la otra tabla. Por ejemplo, las ventas pueden asociarse a los
títulos concretos vendidos creando una relación entre las columnas de
identificador de título de la tabla Títulos (la clave principal) y de la tabla
Ventas (la clave externa).
Hay
tres tipos de relaciones entre tablas. El tipo de relación que se crea depende
de cómo se definen las columnas relacionadas.
Relaciones uno a
varios
La
relación uno a varios es el tipo más común. En este tipo de relación, una fila
de la tabla A puede tener muchas filas coincidentes en la tabla B, pero una
fila de la tabla B sólo puede tener una fila coincidente en la tabla A. Por
ejemplo, las tablas Editores y Títulos tienen una relación uno a varios: cada
editor genera muchos títulos, pero cada título procede sólo de un editor.
Una
relación uno a varios se crea si sólo una de las columnas relacionadas es una
clave principal o tiene una restricción UNIQUE.
En
Access, el lado de la clave principal de una relación uno a varios se denota
mediante un símbolo de clave. Un símbolo de infinito denota el lado de la clave
externa de una relación.
Relaciones varios
a varios
En
una relación varios a varios, una fila de la tabla A puede tener muchas filas
coincidentes en la tabla B y viceversa. Este tipo de relación se crea
definiendo una tercera tabla, denominada de combinación, cuya clave principal
está compuesta de las claves externas de ambas tablas A y B. Por ejemplo, la
tabla Autores y la tabla Títulos tienen una relación varios a varios que se
define mediante una relación uno a varios de cada una de estas tablas a la
tabla TítuloAutores. La clave principal de la tabla TítuloAutores es la
combinación de la columna de identificador de autor (la clave principal de la
tabla Autores) y de la columna de identificador de título (la clave principal
de la tabla Títulos).
Relaciones uno a
uno
En
una relación uno a uno, una fila de la tabla A no puede tener más de una fila
coincidente en la tabla B y viceversa. Una relación uno a uno se crea si las
dos columnas relacionadas son las claves principales o tiene restricciones
UNIQUE.
Este
tipo de relación no es común porque la mayor parte de la información
relacionada de esta manera estaría toda en una tabla. Podría utilizar una
relación uno a uno para:
·
Dividir una tabla
con muchas columnas.
·
Aislar parte de
una tabla por razones de seguridad.
·
Almacenar los
datos efímeros y que podrían eliminarse con facilidad eliminando la tabla.
·
Almacenar la
información que sólo se aplica a un subconjunto de la tabla principal.
En
Access, el lado de la clave principal de una relación uno a varios se denota
mediante un símbolo de clave. Un símbolo de clave denota también el lado de la
clave externa.
Cómo definir relaciones entre tablas
Al
crear una relación entre tablas, no es necesario que los campos relacionados
tengan los mismos nombres. Sin embargo, deben tener el mismo tipo de datos a
menos que el campo de clave principal sea un campo Autonumérico. Sólo puede
hacer coincidir un campo Autonumérico con un campo Número si la propiedad Tamaño Del Campo de ambos de los
campos correspondientes es la misma. Por ejemplo, puede hacer coincidir un
campo Autonumérico y un campo Número si la propiedad Tamaño Del Campo de ambos campos
es Long Integer. Incluso aunque ambos campos coincidentes sean campos Número,
deben tener el mismo valor para la propiedad Tamaño Del Campo.
